Rekisteri- ja tietosuojaseloste

Tämä on ErgonoVita:n henkilötietolain (10 ja 24 §) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Laadittu 23.05.2018. Viimeisin muutos 16.07.2021

1. Rekisterinpitäjä

Ergonovita Oy

Hallituskatu 25
90100OULU FINLAND

050 4625962

info@ergonovita.fi

2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö

Keijo Pelasoja

keijo@efektimedia.fi

3. Rekisterin nimi

Ergonovita | Asiakas- ja markkinointirekisteri

Käsittelemme rekisterissä asiakkaidemme sekä potentiaalisten asiakkaidemme ja näiden edustajien henkilötietoja.

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Käsittelemme henkilötietoja asiakkuuden hallintaan liittyvissä asioissa (mm. palveluiden tuottamiseksi ja toimittamiseksi, laskutusta ja perintää varten, reklamaatioiden käsittelemiseksi, asiakastuessa ja asiakastyytyväisyyden mittaamiseksi), asiakasviestinnässä sekä Ergonovita:n ja sen yhteistyökumppaneiden tarjoamien palvelujen markkinoinnissa sekä palvelujen kehittämisessä.

Tietojasi saatetaan kerätä ja käsitellä myös lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi, kuten kirjanpito- ja viranomaistarkoituksiin.

Keräämme, säilytämme ja käsittelemme henkilötietoja vain ennalta määriteltyihin tarkoituksiin.

5. Rekisterin tietosisältö

Rekisteröidystä voidaan tallentaa seuraavankaltaisia tietoja:

– Etunimi
– Sukunimi
– Yritys
– Puhelinnumero
– Faksi
– Sähköpostiosoite
– Osoite
– Suostumustiedot
– Yleisesti saatavilla olevat luokittelutiedot
– Asiakaspalautetiedot
– Tilaus-, laskutus- ja toimitustiedot
– IP-osoitetieto tai muu tunniste
– Evästäiden kautta kerättävät tiedot
– Mitä tuotteitamme olet tilannut
– Millä sivulla käyt, kuinka kauan viivyt sivustolla, mitä kautta tulit sivustolle ja mitä linkkejä klikkaat
– Sosiaalisen median kanavista kerättävät tiedot

Muut asiakkaan suostumuksella kerättävät tiedot

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Keräämme sinua koskevia henkilötietoja pääasiassa sinulta itseltäsi yhteydenottojen yhteydessä tai myöhemmin palveluidemme käytön yhteydessä. Keräämme Google Analytics- palvelun avulla verkkosivustomme kävijätietoa, jotta voisimme analysoida ja kehittää sivustoamme entistäkin paremmaksi ja kohdentaa sivustomme kävijöille relevanttia markkinointia. Tiedot tallentuvat automaattisesti rekisteriin käyttäjän jättäessä tiedot verkkosivuillamme.

Käyttämämme markkinoinnin automaation tarkoituksena on auttaa meitä palvelemaan sivustomme vierailijoita entistä paremmin. Emme lähetä massapostituksia, vaan pystymme tämän avulla kohdentamaan markkinointimme juuri sinua kiinnostaviin aihepiireihin.

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Pääsääntöisesti henkilötietojasi käsittelevät yrityksemme henkilöstöön kuuluvat henkilöt työssään. Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti muille tahoille. Tietoja voidaan siirtää rekisterinpitäjän toimesta myös EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

8. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu. Kunnioitamme henkilötietojesi luottamuksellisuutta.

Henkilötiedot on suojattu ulkopuolisten käytöltä palomuurein, virustorjuntaohjelmin, henkilökohtaisin käyttäjätunnuksin ja salasanoin. Henkilötietoihin pääsy on ainoastaan Ergonovita:n valtuuttamilla henkilöillä, joiden työtehtävät edellyttävät henkilötietojen käsittelyä. Ilmaisemme henkilötietoja vain luottamuksellisesti ja rajoitetusti sopimusten perusteella sopimuskumppaneillemme, kuten maksupalvelutarjoajalle. Sopimuskumppaneidemme tulee sitoutua riittävän tietoturvan toteuttamiseen ja kaikilta osin henkilötietojen lainmukaiseen käsittelyyn. Henkilötietojen käsittelijöitä sitoo vaitiolovelvollisuus.

Jos tietoja on manuaalisessa muodossa, niitä säilytetään ulkopuolisilta lukituissa tiloissa ja tuhotaan tietoturvallisesti.

9. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

10. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä (”oikeus tulla unohdetuksi”). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).